fmden

Sistema de gestión documental

Uno de los problema de las empresas a medida que van creciendo es la organización de toda la documentación. Muchas veces basta con ser metódicos a la hora de guardar documentos creando un árbol de directorios adecuado a nuestras necesidades. En muchos casos necesitamos dar un paso más y entonces es cuando podemos recurrir a sistemas de gestión documental, que nos puede ser de gran ayuda en este sentido.

Las principales ventajas de estos sistemas son:

• Servidor de documentación. Se centralizam toda la documentación y se queda accesible en la red, ya sea a nivel interno o a través de internet. A la vez permite la gestión de usuarios y permisos para la seguridad documental de la empresa.
• Espacio de usuarios, grupos y permisos. Gestión de permisos de acceso, lectura, escritura, y gestión cuotas de disco ya sean para un usuario concreto o para un grupo.
• Versiones. Muy importante a la hora de trabajar un documento entre distintos usuarios saber quién cambió qué y en qué momento.
• Flujos de trabajo. Permite llevar un registro del documento en cada momento y su estado si se tiene que realizar alguna acción con el mismo, por ejemplo una revisión, o ver por quién ha pasado, y el estado del documento en cada uno de esos procesos (aprobado, obsoleto, borrado, etc…).
• Notificaciones. A través de la posibilidad de suscribirse a actualizaciones de carpetas mediante RSS. Además guarda en cada documento un hilo temporal con los comentarios que cada usuario ha realizado en cada momento.
• Complementos. Estos sistemas aportar extensiones tanto para navegadores como Firefox o Internet Explorer y para OpenOffice y MS Office que nos permitirán visualizar documentos online.

Vía TecnologíaPyme

Las posibilidades del Wiki en la empresa

Para muchas empresas desarrollar una intranet puede resultar una cuestión que excede con mucho sus necesidades. Una buena opción para las pequeñas empresas está en el uso de un Wiki Corporativo. Las posibilidades del Wiki en la empresa son tan amplias como estructurada tengamos la información.

Al fin y al cabo se trata de una opción a través de la cual podemos indexar toda la documentación de nuestra empresa. En esta sencillez radica su versatilidad, puesto que nos permite ir enlazando todo tipo de documentos a través de la misma.

Unas de las grandes ventajas que nos puede aportar el uso del wiki en la empresa es reducir el número de archivos que movemos por correo electrónico a nivel interno.

A través de un wiki podemos discutir proyectos entre varios interlocutores, realizar calendarios sencillos, organizar eventos, que de otra forma sería mucho más complicado. Al fin y al cabo, lo que buscamos es mejorar el flujo interno de la información en nuestra empresa.

• Algunas de las ventajas de esta herramienta son:
• Facilidad de uso y rpida curva de aprezaje.
• Potentes sistemas de búsqueda dentro del wiki.
• Enlace de documentos internos y externos.
• Edición en formato HTML (con todas las posibilidades que ésto conlleva).
• Posibilidad de permitir acceso externo o sólo interno dentro de la empresa.
• Accesible  y modificable por diversos usuarios (que no tienen por qué encontrarse en la misma ubicación física).

Via TecnologíaPyme

Mejoras en Google Places, ubicar tu negocio en la red

Si tienes un negocio, a través de Google Places puedes situarlo y configurar como aparecerá este en la red de Google Maps. Se trata de añadir una pequeña ficha que se mostrará en Google Maps al deslizar el puntero del ratón hacia el globo de nuestro negocio.

Además de publicar datos básicos como el teléfono, la dirección de correo o la página web, puedes mostrar algunos de tus productos con fotografías, indicar los horarios de apertura y cierre, e incluso puedes crear cupones de descuento y ofertas especiales para los clientes.

Las estadísticas de Google Places te permiten además, ver de dónde vienen tus clientes y qué buscan en Google para llegar a la web de tu negocio. A esto también le añadimos que el servicio puede trabajar con códigos QR generados por él mismo, de modo que podríamos usarlos para nuestro negocio en tarjetas de visita o anuncios en internet, por ejemplo.

Via Ethan’s Garden

Cuatro formas de entender Internet

Clasificación para comprender la actitud de las empresas ante Intenet.

1. Aquellas en las que Internet es tecnología y no herramienta de uso social. Internet se entiende como algo que pertenece al campo de la tecnología. Hay personas expertas que llevan a cabo una gestión técnica de Internet y en la que suele primar la seguridad y evitar que el sistema se caiga. Esto puede traducirse en perversas relaciones donde el usuario es “potencial enemigo”. Los usos se reducen a dinámicas transaccionales y no de valor añadido.
2. Aquellas que usan Internet para comunicar. Probablemente lo más habitual. Internet se entiende como un canal a través del cual voy a poder comunicar mejor mi producto/servicio. Así que los esfuerzos están pilotados desde áreas de comunicación o marketing. Esto suele dar lugar a una importante carrera armamentística para estar presente en todos los sitios donde “se cuecen habas”. Este enfoque se vende bien porque “mira al cliente”.
3. Aquellas que “están en Internet”. Más allá de mirar a la función comunicativa, este tipo de empresas se sienten cómodas en Internet porque es el lugar relevante donde las personas y las organizaciones llevan a cabo buena parte de sus relaciones. No se trata tanto de comprender Internet como algo ajeno a la actividad empresarial sino de reconocer que es algo inherente al negocio, para lo bueno y para lo malo. Es habitual que forme parte de la estrategia y pueden enfocarse tanto desde un punto de vista vertical para aprovechar oportunidades que ofrece Internet, como horizontal para desplegar su uso en la organización de forma que sea la forma habitual en que la gente hace las cosas.

Desde fmden podríamos añadir un cuatro grupo de empresas. Aquellas que buscan utilizar la tecnología para acercase e integrar al resto de actores, desde clientes hasta proveedores. Esta comunicación bidireccional es la que fmden busca conseguir a través de sus diseños web.

Via Consultoría artesanal

¿Necesita la Pyme un CRM?

Los CRM, Customer Relationship Management, son aplicaciones software que permiten a las empresa gestionar los procedimientos relacionados con los clientes. A través de estos programas las empresas pueden registrar y analizar más información acerca de sus potenciales clientes y de sus clientes actuales, registrando los contactos, llamadas, presupuestos, incidencias,…

Más allá de las tradicionales aplicaciones del CRM para la realización de acciones de márketing, esta atención a los cliente llega a ser tan impotante que puede convertirse en una estratégia coporativa en sí misma. A través de un conocimiento más profundo de las demandas de sus clientes, las empresas que optan por esta estrategia ofrecen una mejor sensación de calidad de servicio y están más sensibles a los posibles cambios en sus clientes.

Existen multitud de aplicaciones CRM en el mercado, desde las aplicaciones integradas con sus sistemas de gestión EPR (SAP, Navisión, Axapta,…) hasta las aplicaciones web, entre las que destacan importantes herramientas OpenSource como sugarCRM o vTiger, que también tiene su versión de pago. De entre las aplicaciones web on demand, probablemente la más interesante sea SalesForce.

En cuanto a su uso en las Pymes, si bien es cierto que no es una herramienta imprescindible para la gestión operativa, sí es cierto que ofrecen un mayor control sobre los procesos de venta y el estado de cada uno de los clientes. A medida que las Pymes aumentan su tamaño, requieren de un mayor control sobre todos sus procesos, y los procesos de venta no son una excepción.

Hay que tener en cuenta que los CRMs por sí mismos no ayudan a identificar cuáles son los “buenos” clientes y a descartar a los “malos” clientes. No obstante, una buena implementación y adaptación de los productos puede llegar a ayuda a la toma de decisiones y sobre todo, a que los clientes sean de la empresa y no de los comerciales, registrando todas las operaciones de una manera ordenada, y más cuando la empresa ya tiene un tamaño considerable o se encuentra muy distribuida geográficamente.

Desde fmden pensamos que los CRM son una buena forma de gestiona los procesos de venta, de hecho, es uno de los productos que implementamos por la mejora de eficiencia y eficacia que supone para las empresas. En nuestro caso, recomendamos implantar uno de los software gratuitos OpenSource disponibles en el mercado, ya que la inversión es mínima y las posibilidades de adaptaciones son totales.

Vía TecnologíaPyme

Externalización de los datos

Desde hace algunos años, las empresas (especialmente las Pymes) están externalizando muchos servicios auxiliares a sus negocios principales. Los servicios externalizados más comunes son la Prevención de Riesgos Laborales, las Nóminas, Selección de Personal, Imagen y Publicidad, Servicio Técnico Informático, Departamento Jurídico,…

Para mi, hay dos motivos principales que justifican la externalización de todos estos servicios.

En primer lugar, las empresas pueden reducir el personal empleado, reduciendo costes en la mayoría de los casos y evitando ‘problemas’  derivados de la gestión de personal: formación, vacaciones, bajas, falta de motivación,…

Por otro lado, empresas especializadas en las diferentes áreas pueden encargarse de estos trabajos, que en mucho casos requieren de un conocimiento experto y caro, al que probablemente la empesa no sacara todo la rentabilidad posible. Este sería un claro ejemplo: “Para una campaña publicitaria al año, no voy a contratar un experto en publicidad en plantilla”.

Hay que tener en cuenta, que en la mayoría de los casos NO se convierten gastos fijos a variables como mucha gente piensa. Ya que estos gastos serán tan fijos como los que más, todos los meses habrá que pagar al despacho que realiza las nóminas o el mantenimiento de los equipos informáticos. Otros gastos sí serán completamente variables ya que sólo se paga ‘lo que se utiliza’.

Sin embargo, la mayoría de empresas no se plantean la externalización de datos puesto que consideran que pierden el control de los mismos y con ello parte de su independencia. Los motivos clásicos que exponen estas empresas suelen ser básicamente dos:

- Si los datos externalizados son parte de las operaciones del negocio, ¿Qué pasa si un día no están accesibles esos datos? ¿Puede darse el caso que perdamos un negocio por esto?

- La preocupación por el control de los datos y su seguridad, ya que éstos están alojados en un servidor fuera de la organización.

Sin embargo, la externalización y las empresas que ofrecen éstos servicios también tienen algunas ventajas que hay que tener muy en cuenta.

- Por un lado, el negocio de las empresas dedicadas al alojamiento de los datos de las empresas, es pecisamente ése: alojar los datos y ofrecer algún servicio añadido como un software de gesitión. Si negocio no es robar información o compartirla con la competencia. Y ésto es así porque en caso de ocurrir cualquier ‘escándalo’ de esa índole, la empresa en cuestión perdería toda credibilidad y su negocio. Así, éstas empresas se cuidan muy mucho de estos problemas, invirtiéndo gran parte de su dinero en reforzar sus sistemas de seguridad.

- Por otro lado, y siguiendo el mismo razonamiento, una buena empresa que ofrece la externalización de datos no puede arriesgarse a que sus clientes no tengan acceso a sus propios datos, así que reforzará la infraestructura que soporta estos accesos. Este refuerzo requiere una gran inversión en líneas dobles, rebundancia de servidores, etc. que están empresas pueden acometer precisamente porque lo amortizan entre todos sus clientes. Una empresa individual es mucho más complicado que pueda mantener un sistema tan robusto.

- Por último, las empresas que optan por externalizar estos servicios se olbidan de la escalabilidad de sus aplicaciones y servidores, copias de seguridad, actualizaciones de software y demás asuntos auxiliares a las operaciones propias del negocio.

Muchas empresas fabricantes de software están ofreciendo la modalidad Saas (software as a service) en el acceso a sus productos. Esta modalidad, es interesante porque, una vez superados los miedos expuestos en este artículo, no requiere inversiones en hardware o software, y las empresas únicamente pagan por el acceso a estas aplicaciones. Este es el caso de la empresa Litebi con sus productos de Bussiness Intelligence.

Via TecnologíaPyme