Sistema de gestión documental
Uno de los problema de las empresas a medida que van creciendo es la organización de toda la documentación. Muchas veces basta con ser metódicos a la hora de guardar documentos creando un árbol de directorios adecuado a nuestras necesidades. En muchos casos necesitamos dar un paso más y entonces es cuando podemos recurrir a sistemas de gestión documental, que nos puede ser de gran ayuda en este sentido.
Las principales ventajas de estos sistemas son:
- Servidor de documentación. Se centralizam toda la documentación y se queda accesible en la red, ya sea a nivel interno o a través de internet. A la vez permite la gestión de usuarios y permisos para la seguridad documental de la empresa.
- Espacio de usuarios, grupos y permisos. Gestión de permisos de acceso, lectura, escritura, y gestión cuotas de disco ya sean para un usuario concreto o para un grupo.
- Versiones. Muy importante a la hora de trabajar un documento entre distintos usuarios saber quién cambió qué y en qué momento.
- Flujos de trabajo. Permite llevar un registro del documento en cada momento y su estado si se tiene que realizar alguna acción con el mismo, por ejemplo una revisión, o ver por quién ha pasado, y el estado del documento en cada uno de esos procesos (aprobado, obsoleto, borrado, etc…).
- Notificaciones. A través de la posibilidad de suscribirse a actualizaciones de carpetas mediante RSS. Además guarda en cada documento un hilo temporal con los comentarios que cada usuario ha realizado en cada momento.
- Complementos. Estos sistemas aportar extensiones tanto para navegadores como Firefox o Internet Explorer y para OpenOffice y MS Office que nos permitirán visualizar documentos online.
Vía TecnologíaPyme